Esta módulo exclusvio de gestión de turnos, permite administrar de manera integral el ciclo de vida de los turnos (reserva, consulta, eliminación y confirmación). Aunque el personal del call center y las recepciones del centro médico son los usuarios principales de esta interfaz, el sistema integra de forma nativa otros canales de autogestión para el paciente, como el portal web, la app móvil (iOS y Android), el asistente virtual de WhatsApp y los tótems en sala.
El módulo ofrece flexibilidad operativa a través de la funcionalidad de turnos múltiples, permitiendo solicitar varias prestaciones en un mismo horario y discriminar cuáles se efectuaron al momento de confirmar la asistencia. Asimismo, integra el control del flujo de atención en sala: el operador define su puesto de trabajo y, mediante el Llamador, cita al paciente al box correspondiente, proyectando la notificación visual y sonora en las pantallas del centro vía HDMI.
Finalmente, para garantizar la consistencia administrativa, el sistema solicita la apertura o selección de la caja contable al iniciar la jornada. Dicha caja permanecerá vinculada a todas las transacciones de la sesión actual —afectando la caja diaria y los asientos contables— hasta que el usuario cierre sesión, cambie de turno operativo o salga de la aplicación.
Selección de caja:
La ventana se encuentra dividida en solapas que permiten mantener organizada la gestión de turnos de manera óptima:
Turnos:
Esta pantalla presenta una tabla con el cronograma de atención del profesional para el período establecido. La grilla utiliza un código visual donde las filas azules representan turnos ocupados, las verdes señalan turnos confirmados y las negras indican disponibilidad libre; un panel superior derecho consolida los contadores de cada estado. Adicionalmente, un símbolo de reloj a la izquierda de la fila alerta sobre la presencia de sobreturnos o extras en ese horario.
Respecto a las restricciones de agenda, el software restringe de manera global la reserva en días feriados. Esta norma se omite únicamente si el profesional tiene habilitada la excepción de atención en feriados, la cual queda sin efecto si en esa misma fecha se registra explícitamente una licencia, vacación o jornada no laboral para ese médico.
Al realizar doble clic sobre un turno ocupado (azul), se abre la interfaz de confirmación de asistencia. El sistema calcula de forma automatizada los valores del seguro médico y del coseguro siguiendo las reglas de negocio descritas en el diagrama de flujo de lógica de práctica. El operador podrá registrar el importe del coseguro y, si la entidad médica lo exige para la auditoría, el número de cupón correspondiente. Cabe destacar que, por razones de configuración interna, los campos de importes de obra social y coseguro pueden ocultarse de la vista del usuario en esta ventana.
Registración:
Esta solapa permite registrar al paciente que solicita el turno, seleccionando previamente el horario de atención en la grilla. La búsqueda se puede realizar por código, por nombre, por DNI; si el paciente ya existe en la base de datos, el sistema recuperará su información automáticamente, mientras que si es un paciente nuevo, la plataforma ofrecerá la opción de darle de alta completando los campos obligatorios. En cuanto a las validaciones, si el seguro médico del paciente no tiene convenio activo con el médico, el software bloqueará la reserva, permitiendo avanzar únicamente si la consulta se tipifica como atención particular. Además de este control, dependiendo del profesional, puede contar con un cupo o umbral de consultas diarias máximas en general y/o especificado por seguro médico. En caso de cumplirse el límite establecido para el día no permitirá seguir reservando turnos. Los sobreturnos pueden configurarse de igual manera, siendo que el profesional no trabaje con esa modalidad o tenga un cupo. De acuerdo al código nomenclado de la práctica o prestación, el importe del seguro médico y/o coseguro se completará solo, recuperando el monto del nomenclador o la lista de precio vigente al momento de la reserva del turno.
Para la gestión operativa, la pantalla cuenta con seis botones principales dispuestos de izquierda a derecha.
El primero anula los turnos seleccionados, el segundo los elimina, el tercero habilita la creación de sobreturnos, el cuarto permite agregar un comentario al turno, el quinto ofrece la posibilidad de reagendar, eso permite que el turno seleccionado se ubique en otro turno que este libre, de manera que no tenga que borrarse y escribir de nuevo. Por último, el botón de derivación, permite ingresar una fecha para conocer cuando lo derivaron al profesional.
La función de sobreturno requiere, de forma obligatoria, seleccionar un casillero previamente ocupado y que el operador disponga de los permisos de acceso correspondientes en su perfil de usuario.
Una vez validada la acción, el sistema blanquea los campos y libera la edición de la hora, la cual debe enmarcarse cronológicamente entre el turno anterior y el posterior. Los controles complementarios de la interfaz facilitan la inserción de comentarios en la cita y la opción de reagendamiento ágil, optimizando el tiempo de carga al migrar los datos del paciente a un nuevo espacio disponible
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Ordenar el trabajo y evitar errores en la gestión de turnos: Recuerde que se debe confirmar la asistencia del paciente, cuando este concurre a la consulta. Completar todos los datos requeridos y necesarios, para evitar débitos por parte de los seguros médicos, por información faltante o inconsistente. La confirmación afecta las métricas de asistencia tanto del paciente como el profesional. Impacta en la caja diaria de manera automática asociada al puesto de trabajo del usuario. Debe confirmarse en tiempo y forma, caso contrario impactará en la caja de otro día si se lo hace a destiempo. |
A continuación se muestra la pantalla de confirmación de turnos mútiples. A diferencia de un turno individual, permite confimar varias prestaciones en simultáneo. Excepto la práctica principal el resto impactarán como prácticas en vez de turnos. Cada práctica llevara cada dato individual, número de autorización, etc. En caso de que el precio de la prestación se haya actualizado en el nomenclador o lista de precio, el importe se actualizará de forma automática siempre que el precio nuevo sea mayor, caso contrario se preserva el valor por el cual fue registrado en su momento.
Al presionar Aceptar se aplicarán los cambios a la tabla de turnos. Esta tabla contiene una columna que indica la asistencia que será marcada con un tilde. Es indispensable que se confirme la asistencia porque cuando se desee facturar a la obra social mostrará todos los turnos confirmados. El importe a cargo de la obra social es recuperado automáticamente del nomenclador, al igual que el monto correspondiente al coseguro, siguiendo la lógica de prácticas.
Detalle del coseguro, al tratarse de un pago particular extra a la cobertura del seguro médico, el monto total puede desglosarse en múltiples formas de pago, debiendo detallarse el mismo. Cada forma y valor impacta en la caja diaria de igual manera que el desglose.
Como escenario final puede suceder que el seguro médico del paciente, tenga que ser autorizado via WebService de manera autónoma a través de un proceso extra, transparente para el usuario, ya que no requiere su intervención. Para ampliar el detalle ver Autorizaciones WS
Constancia del turno:
La constancia de turno (o comprobante de turno) es el documento, papel o archivo digital que se emite para confirmar y certificar que tenés una cita programada en un día, hora y lugar específicos. Funciona como un "recibo" de la reserva de tu turno y es sumamente común en centros médicos,
Extras:
Desde esta solapa se gestionan todos los sobreturnos y turnos extra, siguiendo el mismo procedimiento que en la turnos tradicionales (incluyendo la confirmación de asistencia). El sistema redirige automáticamente a esta sección aquellos turnos que perdieron concordancia con la agenda del profesional debido a cambios en sus días de atención, horarios o intervalos entre citas.
Filtros:
Permiten a través de la selección de días (Lunes, Martes, etc) filtrar todos aquellos turnos (libres, ocupados, confirmados, etc) que coincidan con el horario de atención del profesional. A su vez, los filtrados se encuentren dentro del rango de horas ingresado (de 0:00 a 23:59).
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Cambios de horarios: En caso que el profesional cambie el horario de atención, pudiendo cambiar el intervalo entre turnos o bien el o los días que atiende; los turnos cargados con anterioridad a la modificación no podrán ser presentados al igual que antes. Los turnos anteriores al cambio, se informarán en la solapa de Extras. Esto se debe a que la función principal es de ingreso de datos y no de consulta. Si desea consultar los turnos otorgados, para un rango de fechas, diríjase al reporte donde encontrará la información sin importar si un médico cambio su horario de consulta. |
Puesto:
Selección de puesto de trabajo asociado a un lugar fisico de atención.
Llamador:
El llamador o tótem de citación para boxes es un dispositivo tecnológico ubicado en las salas de espera de atención de clientes. Su función principal es gestionar el flujo de pacientes y asignarlos de forma ordenada a los boxes de atención. Lo primero es disponer del tótem provisto por LandaWare, en caso de contar con el mismo. Para su funcionamiento la secretaria debe seleccionar el box donde se encuentra (puesto mencionado arriba), para que la invocación al paciente lo invite al mismo al momento de llamarlo para su atención administrativa.
Visualización en tiempo real del estado del llamador, permitiendo gestionar la cola de espera y monitorear los tiempos de demora. Cada servicio y su respectiva clasificación se configuran según las preferencias de la institución, utilizando sus propios nombres identificatorios.
Cola de Espera organiza el flujo de pacientes con cita previa, mostrando su número de turno y diferenciando a los pendientes de los ya llamados (resaltados en rojo y tachados). Además, registra la trazabilidad del proceso mediante la hora de ingreso al tótem y la hora de llamado de la secretaria
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Configuración de tótem: Se recomienda configurar el tótem considerando los flujos, niveles y clasificaciones de cada servicio. La elección del modelo óptimo dependerá de las necesidades de la institución, su nivel de complejidad y el grado de autonomía que se desee brindar al usuario. |
Cobertura:
De acuerdo al profesinal ingresado, presenta los convenios establecidos con los seguros médicos, es decir aquellos que atiende. De cualquier manera es a fines informativo, ya que en caso de no tener cobertura existe la posibilidad de hacerlo como particular y toda la lógica de verificación se realiza internamente y advierte cualquier escenario. Esto aplica a todos los canales de gestión (local, web, whatsapp)
Especialidad:
Asistente que permite localizar a los profesionales disponibles a partir de la especialidad médica seleccionada. Es una herramienta ideal para aquellos casos en los que el paciente prioriza el servicio o la práctica médica por sobre un profesional en particular
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