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Es el documento más importante de la operación de compra/venta de productos y/o servicios. La confecciona el vendedor al comprador, como culminación de esta operación. Se emite por duplicado: el original se entrega al comprador (cliente) y con el duplicado se queda el vendedor
Existen tres clases de facturas “A”; “B” y C” para las operaciones más comunes, y otras dos clases: “M” y “E” (para casos especiales)
Antes de ver quienes emiten tales facturas, se expondrá un breve comentario, sobre las distintas categorías de responsables frente al IVA (que es la que determina el tipo de factura a emitir)
•Responsable Inscripto: debe cobrar el IVA a sus clientes. Presenta declaraciones juradas mensuales y entrega a la AFIP el importe recaudado(Diferencia entre el Débito y el Crédito Fiscal)
•No Responsable: es aquella persona que realiza actividades no alcanzadas por el impuesto.
•Monotributista: es una categoría especial creada por la Ley del Monotributo. No discrimina IVA. Pago monto fijo mensual por sus obligaciones.
•Responsable exento: le hubiera correspondido entrar en algunas de las categorías anteriores, pero la Ley lo exime expresamente
•Consumidor final: es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto. Es el individuo que adquiere un bien o servicio para su consumo, no para revenderlo o transformarlo.
¿Quiénes emiten los distintos tipos de Facturas?
•Factura “A”:
La emite un responsable inscripto – vendedor – a otro responsable inscripto – comprador. Discrimina IVA.
•Factura “B”:
La emite un responsable inscripto por operaciones realizadas con consumidores finales , exentos o monotributistas. El impuesto no se discrimina en la factura, aunque está incluido en el precio final. Esto es así porque los consumidores finales no presentan liquidación del impuesto ni pueden computarse el crédito fiscal.
•Factura “C”:
No discrimina IVA, La emiten: los monotributistas y los exentos, cualquiera sea la categoría del comprador
•Factura “M”:
La emite un responsable inscripto, que la AFIP considera que no supera el monto mínimo de patrimonio fijado por las resoluciones legales.. En este caso, el comprador – quien recibe la factura – deberá cuando la pague, retener el importe correspondiente al IVA a su proveedor – vendedor –
•Factura “E”:
La emiten los exportadores cualquiera sea su categoría ante el IVA
Sus requisitos son los mismos que para la factura, dado que es un comprobante complementario de esta. Sirve para comunicar al cliente – comprador – que se le hizo un cargo en su cuenta corriente comercial – débito - . Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, por diferencia de precio, por información faltante o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Los motivos o conceptos, entre otros, por los cuales se emite este documento son:
•Intereses, generalmente por mora en el pago.
•Error de facturación ( se facturó de menos).
•Gastos de transporte, cuando éstos estén a cargo del comprador y el vendedor los pagó en su oportunidad.
•Por otros cargos que correspondan al comprador (sellado de documentos, etc.)
•Retenciones por conceptos varios.
La confecciona también el vendedor, por duplicado, enviando el original al comprador y quedándose con el duplicado. Es otro documento complementario de la factura, por lo tanto debe cumplir con los requisitos exigidos a esta última. Se utiliza para comunicarle al cliente – comprador – que se le realizó un descargo – crédito – en su cuenta corriente comercial. En otras palabras, es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: error en la cantidad de conceptos facturados, rebajas o disminución de precios, descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Los motivos o conceptos por los que puede ser emitida, son entre otros:
•Error de facturación (se facturó de más)
•Bonificaciones sobre importes ya facturados
•Descuentos posteriores a la venta o al cobro
•Devoluciones parciales o totales, por parte del cliente, de compras anteriores
•Otros
Orden de Compra:
La emite el comprador, una vez conocida la necesidad de comprar un determinado bien y luego de haber seleccionado el proveedor que asegura las condiciones de venta más conveniente (forma de pago, plazo para el mismo, descuentos, bonificaciones, etc.) . La Orden de Compra especifica las características, cantidades y condiciones de la compra y significa un compromiso, por parte del vendedor, de cumplir con lo pactado. Este documento no se registra contablemente, dado que no respalda ninguna variación patrimonial efectiva en la empresa
Es el documento que respalda la acción de pagos y cobros entre las partes. Otorga valor probatorio, al indicar que se ha producido la cancelación de una deuda pre-existente al momento de su confección. Cualquiera sea la forma de extinguir una obligación (en efectivo, con cheques, con pagarés) el recibo es el medio idóneo de instrumentación. Este documento, en cuanto a su diseño y confección. Se identifica con la letra "X" cuando proviene de una operación que generó una factura anterior – cuenta corriente mercantil, en caso de que reemplace a la factura debe cumplimentar los mismos requisitos exigidos a ésta.
Resumen de Cuentas:
Consta de un detalle del movimiento de la cuenta corriente mercantil del cliente (compras, pagos, créditos, débitos, etc.), en un período de tiempo dado, generalmente un mes calendario.
Es un documento interno de la empresa, por medio del cual se indica a la persona que maneja los fondos de la misma, que emita los valores necesarios para efectuar pagos. Es útil para el control interno de las facturas que se pagan y de los valores que se emiten. La imputación permite saber con detalle y precisión que se paga y si se hace en forma total o parcial. No se registra contablemente.